Ilmu Pengetahuan Dasar: EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM

DI ORGANISASI SEKOLAH MENENGAH ATAS

ABSTRAK

Sekolah merupakan sebuah organisasi pendidikan yang

memiliki manajemen dengan kepala sekolah sebagai

pemimpin. Proses evaluasi program untuk melihat

ketercapaian program kerja sekolah akan dapat dilakukan

dengan lebih baik bila organisasi memiliki informasi yang

lengkap, akurat, dan didapat dalam waktu yang relatif singkat.

Hal tersebut dapat terwujud dengan menggunakan Executive

Information System (EIS). Penelitian ini mengkaji model EIS

yang sesuai bagi organisasi sekolah khususnya sekolah

menengah atas (SMA). Hasil penelitian adalah sebuah model

dan purwarupa aplikasi EIS menggunakan konsep data

warehouse dengan fitur analisis tren nilai dan analisis

ketercapaian program kerja sekolah serta. EIS in kemudian

diukur tingkat efektivitas penggunaannya di dalam organisasi

sekolah.

Kata Kunci

Executive Information System (EIS), data warehouse,

organisasi sekolah.

1. PENDAHULUAN

Pandangan umum tentang sekolah sebagai lembaga pendidikan

berkisar pada permasalahan yang secara fisik seperti masalah

peserta didik, tenaga didik, gedung sekolah, seragam siswa,

fasilitas belajar seperti meja, kursi, lemari, hingga buku

pelajaran. Padahal, selain hal tersebut, sekolah juga

merupakan sebuah organisasi pendidikan yang memiliki suatu

manajemen dengan kepala sekolah sebagai pemimpin, dimana

didalamnya terdapat aktivitas-aktivitas yang dilakukan secara

terstruktur oleh anggota organisasi tersebut[1].

Salah satu aktivitas yang terjadi adalah supervisi atau evaluasi

program. Data-data hasil evaluasi pembelajaran yang telah

diolah menjadi informasi berguna sebagai pendukung

kebijakan penyempurnaan program. Oleh karena itu, untuk

menghasilkan kebijakan yang tepat sasaran dibutuhkan

informasi yang akurat, lengkap, valid, dan relevan. Hal ini

dapat terwujud dengan adanya suatu Executive Information

System (EIS) di lingkungan organisasi satuan pendidikan.

Dalam penelitian ini, dirancang model dan purwarupa aplikasi

EIS di organisasi SMA Negeri 1 Cilegon yang diberi nama

“Akisa System” dengan menggunakan konsep data warehouse.

2. EIS

EIS atau Executive Information System adalah salah satu tipe

sistem informasi berbasis komputer yang ditujukan untuk

memfasilitasi kebutuhan informasi yang berkaitan dengan

tercapainya tujuan suatu organisasi bagi seorang eksekutif [3].

Dengan EIS, seorang eksekutif dapat melakukan

pengidentifikasian isu-isu strategis dan mengeksplorasi

informasi untuk menemukan akar permasalahan dari isu-isu

tersebut [4]. Penggunaan EIS didasarkan pada beberapa hal

diantaranya perbedaan tugas tanggung jawab, dan kebutuhan

informasi antara seorang eksekutif dengan bawahannya [5].

Di lingkungan organisasi sekolah, EIS dapat digunakan

sebagai penyedia informasi untuk proses evaluasi program

sekolah. Informasi-informasi yang tersedia disesuaikan dengan

kebutuhan kepala sekolah sebagai eksekutif. EIS juga

menyediakan fitur analisis tren nilai yang terjadi, analisis

ketercapaian program kerja, serta eksplorasi informasi secara

lebih rinci dengan fitur drill down. Untuk mendukung fasilitas

ini digunakan arsitektur data warehouse yang mengandung

data historis yang dapat digunakan sebagai rekaman bisnis

untuk rentang periode tertentu dan dapat menampung data dari

berbagai sumber yang berbeda [2].

Dengan EIS, kepala sekolah dapat mengetahui informasi yang

mendukung proses evaluasi program dengan lebih mudah dan

akurat sehingga diharapkan kinerja organisasi akan lebih

efisien.

3. SIKLUS PENGEMBANGAN EIS

Dalam membangun EIS digunakan metode rekayasa sistem EIS

lifecycle [6] atau Siklus EIS. Siklus ini terdiri dari beberapa

tahapan yang digambarkan dalam Gambar 1 sebagai berikut:

Siklus ini terdiri dari enam tahapan pembangunan EIS mulai

dari analisis hingga ke perilisan. Tahapan pada siklus ini dapat

berulang hingga dihasilkan EIS yang relevan. Berikut akan

dibahas setiap tahap yang dilakukan dalam pengembangan EIS

untuk sekolah.

3.1 Justifikasi

Tahap pertama adalah justifikasi. Dalam tahap ini dilakukan

pengidentifikasian business case assesment dengan teknik

wawancara kepada kepala sekolah serta studi literatur

dokumen program kerja kepala sekolah. Berdasarkan hasil

wawancara diketahui bahwa kegiatan transaksi utama yang

terjadi di adalah: (1) Pengolahan data nilai tiap siswa, (2)

Evaluasi persentase kehadiran staf dan siswa, dan (3)

Honorarium staf.

Dalam penelitian ini, proses bisnis dibatasi hanya kepada

kegiatan transaksi pengolahan data nilai karena kegiatan

tersebut merupakan kegiatan yang paling vital dalam

organisasi dan merupakan salah satu indikator ketercapaian

program kerja organisasi.

3.2 Perencanaan

Pada tahap perencanaan dilakukan identifikasi infrastruktur

organisasi dengan teknik observasi. Dari hasil observasi,

terlihat infrastruktur organisasi di sekolah sampel telah

mendukung penggunaan EIS baik dari struktur kepengurusan

dengan kepala sekolah sebagai eksekutif, maupun dari sarana

dan prasarana dengan terdapatnya perangkat komputer di tiap

divisi yang terhubung dengan koneksi LAN.

3.3 Analisis Bisnis

Hasil analisis kebutuhan bisnis adalah bahwa di organisasi

sekolah sampel kebutuhan bisnis meliputi pengolahan data

nilai siswa tiap kelas, tingkat tertentu, pada tahun ajaran

tertentu, beserta profil dan keadaan siswa dan staf. Data-data

tersebut perlu diolah untuk menjadi informasi yang berguna

bagi kepala sekolah dalam pengambilan keputusan dan

kebijakan demi penyempurnaan program.

Langkah selanjutnya adalah menentukan CSF atau Critical

Success Factors, yaitu indikator keberhasilan organisasi.

Indikator tersebut memiliki nilai ketercapaian program yang

disebut Key Performance Indicator (KPI) [3]. Dari hasil

observasi dan wawancara diperoleh bahwa CSF organisasi

SMA Negeri 1 Cilegon adalah peningkatan rata-rata nilai

Ujian Nasional (UN) keseluruhan siswa sebesar 0,25 poin dari

tahun sebelumnya.

Sumber data yang digunakan meliputi data siswa, staf, kelas,

mata pelajaran, dan nilai siswa tiap tes, termasuk UN. Data

tersebut didapat dari hasil evaluasi pembelajaran siswa sehari-

hari yang dimasukkan ke dalam database transaksi pada

sistem informasi akademik.

Sedangkan sumber data pihak lain (external source) yang

digunakan adalah data standar kelulusan UN dari Dinas

Pendidikan Nasional [7] dan data akreditasi sekolah menengah

dari Badan Akreditasi Nasional Sekolah atau Madrasah (BAN

S/M) [8]. Untuk selanjutnya aplikasi EIS yang dibangun

dinamakan Akisa System.

3.4 Desain Sistem

Tahap selanjutnya adalah desain sistem. Berikut ini adalah

rancangan arsitektur Akisa System, menggunakan arsitektur

data warehouse dasar:

Gambar 2. Desain arsitektur Akisa System.

Database transaksi pada sistem informasi akademik SMANCIL

diunggah ke dalam database repository ‘akisahouse’ dalam

proses ETL (Extract Transform Load). Begitu pula dengan

data external source. Data yang telah mengalami pembersihan

dan pengintegrasian kemudian digunakan sebagai data sumber

bagi aplikasi Akisa System.

Akisa System memiliki kebutuhan fungsional seperti yang

dipaparkan dalam Tabel 1 berikut:

Tabel 1. Kebutuhan Fungsional Akisa System.

Fungsi Deskripsi

Analisis

Ketercapaia

n Program

Merupakan fungsi dari perangkat lunak

sebagai fasilitas business intelligence

yang menyediakan analisis ketercapaian

program tahunan.

Pelaporan

Nilai UN